Nhiều chủ sân thể thao tự tin rằng sân của mình “chạy ổn định”, khách đông, lịch kín, nhưng cuối tháng mở sổ hoặc hỏi nhân viên thì… doanh thu không như kỳ vọng. Đây là tình trạng rất phổ biến ở các sân vừa và nhỏ tại Việt Nam. Để lý giải điều này bài viết sau đây sẽ phân tích rõ nguyên nhân khiến doanh thu sân thể thao không kiểm soát được dù hoạt động bề ngoài ổn định, cùng giải pháp thực tế để bạn lấy lại quyền kiểm soát tài chính.

Quy trình thu tiền thủ công 

Hầu hết các sân vẫn dùng cách thu tiền truyền thống: tiền mặt tại quầy, chuyển khoản cá nhân, hoặc khách gửi ảnh chuyển khoản qua Zalo. Nhân viên thu tiền, ghi sổ tay hoặc Excel, rồi báo cáo cuối ngày hoặc cuối tuần. Chỉ cần một giao dịch bị quên ghi, hoặc nhân viên nhầm lẫn, doanh thu đã “bay” mà chủ sân không phát hiện kịp thời..

Không có báo cáo doanh thu Realtime 

Khi không có hệ thống quản lý tự động, chủ sân chỉ biết doanh thu khi nhân viên báo cáo hoặc cuối ca. Điều này dẫn đến:

  • Không biết hôm nay sân kiếm bao nhiêu (tiền mặt + chuyển khoản).

  • Không nắm được sân nào chạy tốt, sân nào đang lỗ.

  • Không phát hiện sớm các dấu hiệu bất thường (doanh thu giảm đột ngột, ca nào lệch tiền).

Dẫn đến chủ sân phải “ôm việc” kiểm tra thủ công, mất hàng giờ mỗi tuần, trong khi vẫn không chắc chắn 100% về số liệu.

Nhân viên có thể sửa lịch, giá, hoặc xoá giao dịch

Trong quy trình thủ công, nhân viên thường có toàn quyền sửa lịch, chỉnh giá, hủy ca mà không cần phê duyệt. Điều này tạo kẽ hở:

  • Sửa giá giờ cao điểm thành giờ thường để “giúp” khách quen.

  • Hủy ca rồi cho khách khác mượn sân, thu tiền riêng.

  • Xóa lịch cũ để che giấu giao dịch không ghi nhận.

Không có lịch sử thao tác, chủ sân không thể truy vết khi nghi ngờ thất thoát – dẫn đến mất lòng tin với đội ngũ và khó xử lý.

Không phân loại doanh thu theo ca

Khi tất cả tiền đổ chung một sổ hoặc tài khoản cá nhân, chủ sân không thể biết:

  • Ca sáng/doanh thu bao nhiêu?

  • Sân số 3 có chạy tốt hơn sân số 1 không?

  • Nhân viên A thu bao nhiêu, nhân viên B thu bao nhiêu?

Sai sót của một ca hoặc một nhân viên có thể kéo dài hàng tháng mà không bị phát hiện, làm sai lệch toàn bộ bức tranh tài chính.

Thiếu công cụ theo dõi thanh toán của khách hàng  

Khách quen thường đặt sân theo gói tháng hoặc trả sau. Nếu không có hệ thống thông báo về việc thanh toán của khách thì dễ dẫn đến nợ xấu tích tụ. 

Chuyển sang hệ thống quản lý sân tự động- giải pháp tối ưu 

Để khắc phục triệt để, chủ sân cần chuyển từ thủ công sang hệ thống quản lý sân thể thao số hóa. Mewin là giải đáp mang lại nhiều lợi ích cho chủ sân: 

  • Doanh thu realtime: Xem doanh thu hôm nay, tuần này, tháng này chỉ bằng 1 cú click trên điện thoại – dù đang ở quán cà phê hay đi công tác.

  • Ghi nhận giao dịch minh bạch: Tiền mặt quét QR, chuyển khoản tự động ghi nhận, không thể quên hoặc sửa.

  • Lịch sử thao tác: Mọi chỉnh sửa lịch/giá đều lưu dấu vết (ai làm, lúc nào), giảm 90% rủi ro thất thoát.

  • Báo cáo chi tiết: Phân loại theo ca, sân, nhân viên – dễ dàng phát hiện ca nào lệch tiền, sân nào hiệu suất thấp.

Nếu sân bạn hoạt động ổn định nhưng doanh thu không minh bạch, nhân viên có thể sửa lịch/giá mà không để lại dấu vết, hoặc bạn không biết chính xác tiền về bao nhiêu – đó là dấu hiệu rõ ràng cần thay đổi quy trình sân thể thao. Chuyển sang hệ thống quản lý tự động không chỉ giúp kiểm soát doanh thu mà còn giảm rủi ro, tăng hiệu quả vận hành và mở rộng kinh doanh dễ dàng hơn.Liên hệ ngay các nền tảng như Mewin để được tư vấn miễn phí và thử nghiệm hệ thống.