Hiện nay, ngành kinh doanh sân thể thao đang trải qua cuộc cách mạng lớn từ mô hình truyền thống dựa vào sổ tay, Excel, tin nhắn Zalo sang hệ thống quản lý sân số hóa với phần mềm quản lý sân thể thao. Bài viết này sẽ so sánh chi tiết hai mô hình, phân tích ưu – nhược điểm thực tế, và giúp bạn quyết định đâu là giải pháp phù hợp để tối ưu doanh thu, giảm thất thoát và vận hành chuyên nghiệp hơn.

Mô hình quản lý sân truyền thống

Quản lý sân truyền thống là cách làm phổ biến nhất với các sân nhỏ và vừa tại Việt Nam với các hoạt động như ghi sổ tay, dùng Excel, nhắn Zalo đặt sân, thu tiền mặt hoặc chuyển khoản cá nhân.

Ưu điểm:

  • Chi phí ban đầu gần như bằng 0 (chỉ cần sổ và bút).

  • Dễ triển khai, nhân viên chỉ cần quen tay là làm được.

  • Phù hợp sân nhỏ, ít khách (dưới 20-30 lượt đặt/ngày).

Nhược điểm: 

  • Lịch đặt sân dễ trùng hoặc sai: Nhân viên ghi tay nên dễ nhầm giờ, quên cập nhật hủy ca, đặc biệt giờ cao điểm (18h-21h) dẫn đến khách đến không có sân hoặc phải chờ lâu.

  • Thất thoát doanh thu khó kiểm soát: Thu tiền mặt không ghi sổ, khách quen “mượn sân” miễn phí, chuyển khoản cá nhân không theo dõi dẫn đến thất thoát 10-25% doanh thu hàng tháng là chuyện thường.

  • Sai giá và ưu đãi: Không nhớ giá giờ cao điểm, quên áp dụng gói tháng hoặc giảm giá gây nên tranh cãi với khách, mất uy tín.

  • Không có dữ liệu realtime: Chủ sân không biết doanh thu hôm nay bao nhiêu, sân nào chạy tốt, giờ nào bỏ trống. Điều này dẫn đến việc khó tối ưu giá, khuyến mãi hoặc mở rộng.

  • Phụ thuộc nhân viên: Chủ sân phải “canh chừng” liên tục, đi công tác 1 ngày là sân rối loạn, nhân viên nghỉ việc là mất dữ liệu lịch sử.

Khi vận hành theo phương thức này sẽ khiến sân chạy 50-60% công suất, doanh thu không ổn định, chủ sân mất thời gian kiểm tra thủ công thay vì phát triển kinh doanh.

Mô hình quản lý sân bằng hệ thống số 

Hệ thống quản lý sân số hóa chính là phần mềm quản lý sân thể thao như Mewin giúp chuyển toàn bộ quy trình sang nền tảng đám mây: đặt sân online, thanh toán điện tử, báo cáo realtime, theo dõi nhân viên.

Ưu điểm: 

  • Lịch đặt sân chính xác 100%: Khách tự đặt qua app/website, hệ thống khóa sân realtime, không cho đặt trùng giờ. Nhân viên chỉ hỗ trợ xác nhận nếu cần. Điều này  loại bỏ hoàn toàn lỗi trùng lịch.

  • Doanh thu minh bạch, không thất thoát: Ghi nhận mọi giao dịch (tiền mặt quét QR, chuyển khoản, ví điện tử), báo cáo theo ca/sân/ngày. Chủ sân xem doanh thu hôm nay chỉ bằng 1 cú click trên điện thoại, dù đang ở bất cứ đâu. 

  • Tính giá tự động, tránh sai giá: Hệ thống tự áp giá theo khung giờ, gói tháng, ưu đãi khách quen. Vì vậy không lo nhân viên quên hoặc tính sai.

  • Giảm tải nhân viên: Nhân viên chỉ làm việc hỗ trợ, không cần ghi chép thủ công. Nên sẽ giảm stress, ít nghỉ việc, chủ sân không cần “ôm việc”.

  • Dữ liệu realtime để tối ưu kinh doanh: Báo cáo chi tiết: Sân nào chạy tốt nhất? Giờ nào bỏ trống nhiều? Doanh thu tăng/giảm theo tuần/tháng? Dễ điều chỉnh giá, khuyến mãi, hoặc mở thêm sân mới.

  • Tăng trải nghiệm khách hàng: Khách đặt sân 30 giây, nhận xác nhận SMS, nhắc giờ tự động → tăng tỷ lệ quay lại 40-60%, khách mới dễ tiếp cận qua link đặt sân.

Nhược điểm:

  • Có chi phí 

Tuy nhiên, chi phí này khá ít nếu tính theo năm và chỉ cần 1 tháng doanh thu tốt có thể bù đắp lại. 

So sánh hai mô hình quản lý sân thể thao 

Tiêu chí

Quản lý truyền thống (sổ tay/Excel/Zalo)

Quản lý bằng hệ thống số (phần mềm)

Độ chính xác lịch đặt sân

Thấp (dễ trùng, quên cập nhật)

Cao (tự động khóa sân, realtime)

Kiểm soát doanh thu

Thấp (thủ công, dễ thất thoát)

Cao (báo cáo realtime, minh bạch)

Thời gian xử lý đặt sân

5-10 phút/khách (gọi điện, ghi sổ)

30 giây (khách tự đặt online)

Rủi ro nhân viên sai sót

Cao (phụ thuộc trí nhớ)

Thấp (hệ thống tự động, phân quyền)

Khả năng mở rộng sân

Khó (quản lý nhiều sân rối loạn)

Dễ (dashboard quản lý đa sân)

Trải nghiệm khách hàng

Trung bình (chờ đợi, dễ nhầm)

Cao (đặt nhanh, thông báo tự động)

Chi phí ban đầu

Gần 0

5-15 triệu/tháng (tùy quy mô)

Doanh thu tăng trung bình

Không đáng kể

20-40% sau 3-6 tháng

Thực tế quản lý sân bằng phương pháp truyền thống chỉ phù hợp với sân nhỏ, ít khách nhưng nếu sân có khách đông dần thì việc sử dụng quản lý bằng ứng dụng là điều cần thiết. Hãy thử nghiệm phần mềm quản lý sân thể thao Mewin để việc vận hành sân dễ dàng và hiệu quả.