Có những chủ sân thể thao bị sock khi cuối tháng mới biết doanh thu thấp, chi phí khá nhiều, thất thoát tiền mà không biết vấn đề nằm ở đâu. Do đó việc nắm bắt các thông tin trong ngày rất quan trọng. Dựa vào đó để có thể phát hiện sớm, điều chỉnh kịp thời và tăng lợi nhuận. Bài viết dưới đây đưa ra những KPI quan trong mà chủ sân cần chú ý trong quá trình vận hành sân thể thao. 

Công Suất Sân (Occupancy Rate) 

Để tính công suất sân cần áp dụng theo công thức sau: 

Công suất sân = (Tổng giờ đặt sân / Tổng giờ mở sân) x 100%.

Nếu kết quả  >70% trung bình, giờ cao điểm >90%.

Khi chủ sân xem mỗi ngày sẽ phát hiện giờ trống sớm (thường 10h-16h), và đưa ra những chương trình ưu đãi để tránh mất 20-40% doanh thu giờ thấp điểm.

Doanh Thu Ngày (Daily Revenue) 

Theo dõi yếu tố này để biết dòng tiền thực tế thế nào. Công thức có thể áp dụng như sau: 

Doanh thu ngày = Tổng tiền thu từ đặt sân + dịch vụ phụ (thuê vợt, nước uống). Phân loại: Giờ cao điểm/thấp điểm, sân nào hiệu quả nhất.

Chỉ số này khi chủ sân theo dõi và so sánh với những ngày trước hoặc tuần trước để biết được dòng tiền ổn định hay không? Có điều gì bất thường để điều chỉnh. 

Số lượt đặt sân mới và khách quen quay lại. 

Nếu tổng số lượt đặt mới + tỷ lệ khách quay lại lớn hơn 60% là lý tưởng

Khi xem khách hàng mới giảm thì lúc này chủ sân cần đưa ra chương trình marketing. Và với khách hàng quen cần có những ưu đãi để giữ chân họ.  

Tỷ lệ huỷ ca và lý do 

Mục tiêu của tỷ lệ huỷ ca sẽ phải nhỏ hơn 10%. Dựa vào công thức sau: 

Tỷ lệ hủy = (Số ca hủy / Tổng ca đặt) x 100%. 

Nếu tỷ lệ huỷ nhiều thì cần tìm hiểu lý do như dịch vụ tại sân hay vệ sinh sân, hoặc nhân viên. Khi tìm hiểu lý do sẽ có phương án cải thiện và giảm huỷ sân, tăng doanh thu. 

Doanh thu dịch vụ đi kèm (Add-on Revenue)

Nguồn thu từ việc  thuê vợt/giày, nước uống, huấn luyện viên cũng khá quan trọng. Thường chiếm 20-30% tổng thu, dễ bỏ qua. Chủ sân nên theo dõi để đẩy mạnh (combo đặt sân + thuê vợt giảm 10%). 

Chi phí vận hành mỗi ngày (Daily Operating Costs) 

Chi phí điện nước, nhân viên ca, bảo trì đột xuất… là những chi phí vận hành cần phải lưu tâm. Chủ sân cần so sánh với doanh thu ngày để tính lợi nhuận gộp và phát hiệu được tình trạng vượt ngân sách hay không. 

Phản hồi từ khách hàng (Customer Feedback) –

Cần có thông số về số đánh giá ngày + điểm trung bình. Nếu mục tiêu >4.5 là đạt. Nếu dưới cần xem lại. Nếu phản hồi xấu lan nhanh trên mạng xã hội sẽ khiến mất khách hàng mới.  

Cách theo dõi KPI mỗi ngày dễ dàng 

Theo dõi thủ công tốn thời gian – dùng phần mềm sân thể thao như Mewin để dashboard realtime qua di động sẽ trỏ nên dễ dàng hơn: Tự động báo cáo, cảnh báo bất thường (doanh thu giảm 20%, hủy ca tăng) sẽ giúp chủ sân thể thao vận hành hiệu quả. 

Đừng chờ doanh thu sụt giảm mà không biết hãy kiểm tra các tiêu chí trên mỗi ngày để giảm thất thoát, tăng lợi nhuận bền vững. Nhờ phần mềm Mewin, bạn sẽ biến dữ liệu thành “vũ khí” cạnh tranh đặc biệt.