Trong quản lý sân thể thao, chủ sân thường rơi vào vòng lặp "làm việc không ngừng nghỉ" – từ sáng đến tối, thậm chí cuối tuần. Tình trạng sân đông khách khiến chủ sân kiệt sức nhưng doanh thu không tốt như mong đợi diễn ra rất nhiều. Theo khảo sát thực tế, 70% chủ sân dành hơn 65% cho các công việc thủ công như đặt lịch, thu tiền, theo dõi nhân viên. Bài viết sau sẽ phân tích những công việc tốn thời gian và chia sẻ cách giảm 50% khối lượng công việc nhờ ứng dụng phần mềm quản lý sân thể thao. 

5 công việc “ngốn” thời gian của chủ sân

Có thể nói quản lý sân thể thao không chỉ xây dựng cơ sở vật chất mà còn là cuộc chiến với thời gian. Dựa trên dữ liệu cho thấy, những công việc sau sẽ tốn thời gian, chiếm 70% ngày làm việc của chủ sân: 

Xử lý đặt lịch và giải quyết trùng lặp (25-30% thời gian): Khách gọi điện, nhắn Zalo hoặc đến trực tiếp để đặt sân, nhân viên ghi sổ tay hoặc Excel – dễ dẫn đến lịch trùng, hủy đặt đột ngột. Điều này khiến mỗi ngày chủ sân phải dành ra một khoảng thời gian để check lịch. Nhưng vẫn xảy ra tình trạng trùng giờ khiến khách hàng mất niềm tin. 

Thu tiền và theo dõi doanh thu thủ công (20-25% thời gian): Tiền mặt, chuyển khoản cá nhân, hoặc ví điện tử – tất cả đều được ghi chép và cuối ngày chủ sân sẽ phải cộng sổ và tổng hợp báo cáo theo tuần. Tuy nhiên dù bạn cố gắng đến đâu thì vẫn dễ xảy ra tình trạng thất thoát 10-15% giao dịch.  

Theo dõi công việc của nhân viên và xử lý sai sót (15-20% thời gian): Những việc dễ xảy ra sai sót như nhân viên quên nhắc khách, sửa lịch không báo, hoặc thu sai giá giờ cao điểm. Điều này khiến chủ sân phải mất thời gian kiểm tra lại. 

Xử lý khiếu nại và hỗ trợ khách hàng (10-15% thời gian): Những phàn nàn từ khách như sân bẩn, giờ không khớp, không được hỗ trợ dịch vụ…Điều này khiến chủ sân phải xử lý. Nếu sân đông thì các khiếu nại nhiều sẽ khiến ảnh hưởng đến uy tín. 

Lập kế hoạch và báo cáo kinh doanh (10% thời gian): Nếu không có dữ liệu, lúc này chủ sân sẽ phải đoán mò hoặc check qua từng giờ trên camera để biết giờ nào đông, giờ nào không. Tuy nhiên điều này khiến cho kết luận không chính xác. 

Những công việc này sẽ chiếm 6-8 ngày của chủ sân. Tuy nhiên không tránh khỏi những sai sót đáng tiếng. 

Những tác hại trong việc bị cuốn vào công việc 

Mất thời gian không chỉ khiến chủ sân kiệt sức mà còn kéo lùi kinh doanh. Đầu tiên, thất thoát doanh thu: một quy trình thủ công gây lỗ 15-30 triệu VND/tháng do trùng lịch và quên thu tiền. Thứ hai, mất khách hàng: Khách chờ đợi lâu hoặc khiếu nại không được giải quyết nhanh dẫn đến đánh giá 1 sao, giảm 20% lượt quay lại. Thứ ba, đội ngũ bất ổn: Nhân viên stress vì sai sót lặp lại, tỷ lệ nghỉ việc lên đến 40% hàng năm.

Đặc biệt hậu quả lớn nhất là chủ sân bị "khoá chân" tại sân, không dám đi công tác hay nghỉ ngơi, bỏ lỡ xu hướng như mở rộng pickleball hoặc hợp tác CLB. Trong khi đó, đối thủ dùng phần mềm quản lý sân thể thao như Mewin đã tăng công suất 40%, doanh thu ổn định quanh năm. 

Cắt giảm 50% khối lượng công việc mỗi ngày với phần mềm quản lý sân thể thao:  

Việc cắt giảm  50% thời gian hành chính với cách áp dụng phần mềm quản lý sân thể thao là phương pháp được nhiều chủ sân ứng dụng hiện nay. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết để triển khai, dựa trên kinh nghiệm từ các chủ sân thành công tại Việt Nam.

Bước 1: Xác định và tự động hoá quy trình đặt lịch 

Bắt đầu bằng việc chuyển 100% đặt sân sang phần mềm. Khách tự xem lịch realtime qua app/website, đặt và thanh toán ví điện tử (Momo/ZaloPay) trong 30 giây. Hệ thống khóa sân tự động,, loại bỏ trùng lịch và quên cập nhật. Điều này sẽ giảm thời gian kiểm tra, tăng tỷ lệ đặt sân online. 

Bước 2: Tự động hoá thu tiền và báo cáo doanh thu

Phần mềm quản lý sẽ ghi nhận mọi giao dịch thực tế từ tiền mặt quét QR, chuyển khoản tự động khớp hóa đơn. Báo cáo doanh thu theo ca/sân/ngày xuất chỉ bằng một click, phân loại theo khách lẻ/CLB. Bạn xem dashboard di động bất cứ lúc nào, phát hiện thất thoát ngay (như thu sai giá giờ vàng). Nhờ vậy sẽ giúp dễ dàng chốt sổ, doanh thu minh bạch. 

Bước 3: Giám sát nhân viên dễ dàng và xử lý khiếu nại nhanh chóng

Ứng dụng Mewin phân quyền nhân viên rõ ràng nên chủ sân dễ dàng quản lý. Việc khiếu nại từ khách sẽ được hỗ trợ trực tiếp với khách hàng đem lại hiệu quả hơn, giúp khách hàng hài lòng hơn.

Bước 4: Lập kế hoạch kinh doanh dựa vào dữ liệu thực

Phần mềm phân tích dữ liệu: sân nào đông khách, giờ nào trống, khách quen chi bao nhiêu. Gợi ý khuyến mãi tự động (giảm 20% giờ thấp điểm). Bạn lập chiến lược nhanh: mở lớp pickleball nếu dữ liệu cho thấy nhu cầu cao. Kết quả: Tối ưu giá cả tăng doanh thu 20%, tiết kiệm 45 phút lập báo cáo/tuần.

Mewin là giải pháp lý tưởng để quản lý sân thể thao. Nhờ Mewin hàng trăm sân đã cắt giảm 50% công việc, tối ưu thời gian, tăng doanh thu. Để trải nghiệm ứng dụng này hãy liên hệ ngay với chúng tôi theo: 

Hotline: 0981 855 854

Website: https://mewin.vn